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jueves, 2 de junio de 2011

FORMULAS Y FUNCIONES

1 Las funciones 

Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación de hojas de cálculo,estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.



2 Introducir funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultadoque aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico                                                                                                      



3   Autosuma y funciones más frecuentes

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma boton autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.autosuma desplegado
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través deMás Funciones....
Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.



4  Insertar función

Videotutorial Flash Videotutorial YouTube
Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos introducir una función en una celda:
 Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas
Elegir la opción Insertar función.
Insertar función
 O bien, hacer clic sobre el botón boton formulas de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
insertar funcion
Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón boton ir, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. 
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
argumentos de funcion
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón  para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuaciónseleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la teclaINTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una funciónExcel expande automáticamente el rangoincluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
Si quieres conocer más sobre las referencias y nombres visita nuestro básico .
 Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
 Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.



5   Funciones de fecha y hora

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

FunciónDescripciónVer
detalle
AHORADevuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales
AÑOConvierte un número de serie en un valor de año
DIAConvierte un número de serie en un valor de día del mes
DIA.LABDevuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables
DIA.LAB.INTLDevuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un número especificado de días laborables mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos días son días de fin de semana
DIAS.LABDevuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas
DIAS360Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días
DIASEMConvierte un número de serie en un valor de día de la semana
FECHADevuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada
FECHA.MESDevuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial
FECHANUMEROConvierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie
FIN.MESDevuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado
FRAC.AÑODevuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final
HORAConvierte un número de serie en un valor de hora
HOYDevuelve el número de serie correspondiente al día actual
MESConvierte un número de serie en un valor de mes
MINUTOConvierte un número de serie en un valor de minuto
NSHORADevuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada
NUM.DE.SEMANAConvierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año
SEGUNDOConvierte un número de serie en un valor de segundo
VALHORAConvierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie

 Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Ejercicios sobre funciones de fechas y horas.



6  Funciones de búsqueda

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.



7  Funciones financieras

Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".



8  Otras funciones

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.

FunciónDescripciónVer
Detalle
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABSDevuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIODevuelve un número entre 0 y 1
COMBINATDevuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos
COSDevuelve el coseno de un ángulo
ENTERORedondea un número hasta el entero inferior más próximo
EXPRealiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
FACTDevuelve el factorial de un número
NUMERO.ROMANODevuelve el número pasado en formato decimal a número Romano
PIDevuelve el valor de la constante pi
POTENCIARealiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
PRODUCTODevuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos
RAIZDevuelve la raiz cuadrada del número indicado
RESIDUODevuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMODevuelve la media armónica de un conjunto de números positivos
MAXDevuelve el valor máximo de la lista de valores
MINDevuelve el valor mínimo de la lista de valores
MEDIANADevuelve la mediana de la lista de valores
MODADevuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIODevuelve la media aritmética de la lista de valores
VARDevuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYORDevuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
K.ESIMO.MENORDevuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSODevuelve el valor lógico Falso
VERDADERODevuelve el valor lógico Verdadero
SIDevuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
NOInvierte el valor lógico proporcionado
YComprueba si todos los valores son verdaderos
OComprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCOComprueba si se refiere a una celda vacía
ESERRComprueba si un valor es un error
ESLOGICOComprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTOComprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTOComprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMEROComprueba si un valor es de tipo numérico
TIPODevuelve un número que representa el tipo de datos del valor




Controlar errores en funciones

Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos.
Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico como =PROMEDO(A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo #¿NOMBRE?.
Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas.Comprobar fórmulas
Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el submenú.
En éste apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú.
Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen donde nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos puede ofrecer una corrección.comprobar error
La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.
Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro, si es que hay más de uno.
Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error, para dejar la fórmula tal y como está.
El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalua la fórmula y nos informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en los parámetros de la fórmula.
Otras herramientas de Auditoría de fórmulas
En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles.barra de auditoria
- Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula.
- Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula.
También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de errores.....
- Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes.
- Evaluar fórmula Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus resultados.
- La Ventana inspección Ventana Inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas.


9. Enlazando y consolidando hojas de trabajo

Videotutorial Flash Videotutorial YouTube
Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas.
 Enlazar hojas de trabajo.
El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos:
el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas.
el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos.
La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.
No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc.
Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.
Si quieres aprender cómo se crean fórmulas de referencia externa, puedes visitar el siguiente avanzado